Communiquez clairement et évitez les ennuis courants des mails

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8 règles  pour créer des e-mails utiles

Malgré la prolifération des méthodes de communication en ligne, l’e-mail ou courrier électronique reste le plus populaire. Près de 300 milliards de mails ont été  envoyés chaque jour en 2020, c’est en moyenne 306 milliards par jour en 2021. Que vous soyez novice en matière de courrier électronique ou que vous l’utilisiez depuis des décennies, voici quelques rappels pour optimiser votre rédaction de mails.

Vérifiez votre é-mail avant de l’envoyer

Après avoir entré les adresses de vos destinataires, créé une ligne d’objet appropriée, rédigé votre message et joint quelques pièces justificatives, revenez en arrière et assurez vous que vous avez tout fait correctement :

  • Relisez le message. Est-ce que quelque chose n’est pas clair? Y a-t-il des erreurs grammaticales ou des fautes de frappe? Avez-vous dit tout ce que vous vouliez dire?
  • Vérifiez vos sources. Un lien vers une source extérieure clarifierait-il votre sens? Un lien aiderait-il votre destinataire à trouver rapidement un site Web?
  • Regardez les noms des destinataires. Avez-vous oublié une personne importante qui a besoin de voir le message? Avez-vous ajouté quelqu’un qui ne devrait pas voir le message?
  • Regardez votre adresse. Si vous en avez plusieurs, assurez-vous d’envoyer le message à partir de celui qui est le plus approprié aux fins du message.
  • Déterminez la priorité du message. Le message doit-il être marqué comme important?
  • Ajoutez des pièces justificatives. Avez-vous oublié les pièces jointes?

Ne répondez pas toujours à tous les contacts de votre e-mail

Vous devez savoir quand et quand ne pas répondre à tous les contacts des e-mails de groupe. Vérifiez aussi avant de répondre si votre interlocuteur a mis en copie d’autres personnes. Si tout le monde dans l’e-mail d’origine (celui auquel vous répondez) a besoin de savoir ce que vous avez à dire, utilisez « Répondre à tous » sinon contentez-vous de répondre à votre correspondant.

Par exemple, la personne A vous envoie un e-mail et la personne B pour vous proposer des idées sur la façon de célébrer les 10 ans de votre patron avec l’entreprise. Votre réponse est pertinente pour la personne A et la personne B, utilisez donc Répondre à tous pour répondre aux deux. Si quelqu’un vous envoie une invitation à une fête par e-mail à vous et à 20 autres amis, votre réponse n’est pas pertinente pour les autres destinataires de l’e-mail, utilisez donc Répondre pour envoyer une réponse uniquement à l’expéditeur d’origine.

Je vous rappelle à ce sujet l’importance de la copie cachée ou non sur cet article.

Écrire des lignes d’objet efficaces

La clé pour rédiger un bon sujet d’e-mail est de s’assurer qu’il capture brièvement l’essence de votre message. Voici quelques exemples:

  • Réunion de vente modifiée à 15h00,
  • Révisions du texte du site Web,
  • Détails de votre nouvelle adhésion,
  • Confirmer votre rendez-vous,
  • Demande de bénévoles pour les événements de collecte de fonds,
  • etc…

Pour rendre les lignes d’objet plus efficaces, incluez l’action que vous souhaitez que les destinataires entreprennent, par exemple:

  • Invitation à  la fête d’anniversaire de XXX – RSVP avant le 11 mai
  • Révisions du texte du site Web – Approbation requise d’ici mardi

Sachez aussi que certains mots comme « soldes », « promo » ou tout autre terme trop commercial peut faire basculer votre message dans les spams de votre destinataire.

Expliquez pourquoi vous transférez un e-mail

Lorsque vous transférez un e-mail d’une autre personne, expliquez au nouveau destinataire pourquoi vous le faites et le suivi que vous attendez. Sans faire un roman, il faut que votre correspondant comprenne tout de suite le contexte du message.

Expliquez pourquoi vous vous utilisez la CC (copie conforme)

Si vous copiez quelqu’un sur un e-mail, expliquez au destinataire principal que vous le faites et pourquoi.

Dans certains entreprises, il est d’usage de mettre le responsable de service ou un décideur en copie pour le tenir informé des transactions. N’hésitez pas à demander conseil à votre destinataire principal.

Faire savoir à l’expéditeur que son e-mail a été reçu

Les e-mails peuvent se perdre dans les e-mails ou dans le filtre anti-spam. Par courtoisie, en particulier pour les messages importants (tels que ceux avec des pièces jointes ou concernant les délais), rédigez une courte note pour informer l’expéditeur de la réception de son e-mail. Par exemple, si votre client vous envoie un nouveau projet sur lequel travailler, faites une réponse rapide, même du style « OK je regarde ça très vite ». Il sera rassuré.

Soyez prudent avec le sarcasme et l’humour

Le mail ne peut pas reproduire le contexte émotionnel d’une discussion, ne serait-ce que parce qu’il manque la visualisation des expressions faciales et du ton de la voix. Dans les e-mails, ce n’est pas bon d’exprimer du sarcasme ou de l’humour, en particulier avec des destinataires que vous ne connaissez pas bien. Vous ne savez pas comment ils pourraient interpreter vos mots. Exprimez votre message simplement et directement, au moins jusqu’à ce que vous appreniez à mieux connaître un destinataire. Evitez les smileys tant que vous ne connaissez pas réellement votre interlocuteur.

Choisissez une fin appropriée

Parfois, il est difficile de savoir comment mettre fin à un e-mail. C’est comme un courrier papier – une bonne conclusion peut laisser une impression positive. Le mail engage toutefois à des formules plus rapides que les courriers. Voici quelques suggestions, basées sur diverses situations :

  • Merci ou merci beaucoup : si vous demandez une faveur,
  • « Cordialement », tout simplement ou « Bien cordialement », dans la majorité des cas, c’est poli et discret,
  • « Salutations » ou « Meilleures salutations » pour un ton plus formel,
  • A bientôt, à très vite : si vous voulez insister sur votre réactivité
  • etc…

Si vous préparez vos formules de politesses dans vos signatures comme sur Outlook, par exemple, faites attention de ne pas vous tromper et d’envoyer un « Bises » à votre prospect.

Expérience personnelle

A une époque, une fois le mail relu, j’utilisait le raccourci clavier CTRL + Entrée pour valider et envoyer le mail. J’ai donc souvent envoyé des mais incomplets, avec des fautes, une mauvaise signature ou des mails auxquels il manquait une pièce jointe. J’ai désactivé cette fonction, ce qui m’oblige à cliquer sur le bouton « Envoyer ». De ce fait, j’ai plus tendance à relire et vérifier mon mail qu’auparavant.

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