Tu as reçu mon mail ?

Il y a peu de temps, un de mes clients m’annonce qu’il m’a envoyé un mail et pourtant je n’ai rien reçu. La question se pose alors de l’utilité de l’accusé de réception d’un mail et surtout de savoir si l’on peut être certain que le destinataire a bien reçu ou lu le mail qui lui est destiné.

En général, il est impossible d’avoir la confirmation réelle de la lecture du mail par son destinataire. Voici quelques remarques simples mais qui vous permettront de comprendre le soucis : le mail est dépendant des limites de votre serveur de courrier, puis il transite de votre boite à celle de votre correspondant pour être soumis, à ce niveau, au serveur de courrier de celui-ci. Les contraintes peuvent être très différentes.

Vous pouvez alors décider de demander à votre correspondant un accusé de réception, ou mieux un accusé de lecture. Voyons donc comment configurer de l’accusé de réception. L’illustration ci-dessous vous montre un paramétrage Outlook. Il est équivalent sur les principaux programmes de mails. Sur l’application Outlook, l’accès à ce paramétrage se fait dans le menu « Options – Courrier – Suivi ».

Nous demandons l’accusé de réception et l’accusé de lecture – voyez les deux premières cases à cocher. Profitons pour regarder juste en dessous : une option vous permet de paramétrer votre réponse à des demandes de confirmations. Il est donc possible de toujours envoyer une confirmation mais aussi de toujours la refuser. En ce cas, l’émetteur du message ne saura pas si vous avez lu ou reçu le mail. N’oubliez pas que c’est pareil pour votre correspondant, il peut demander à son programme de mail de ne jamais répondre à vos demandes d’accusés de lecture ou de réception ! Donc en ce cas, hélas, vous n’aurez aucune certitude de bonne remise de votre mail.

Le poids du mail – donnée variable

Un autre cas est très gênant : si vous envoyez un mail contenant des fichiers trop volumineux pour la boite mail du destinataire, vous n’aurez pas d’accusé de réception, vous penserez que le mail est bien parti, et votre correspondant ne recevra rien. Attention, cette taille varie très fort suivant les fournisseurs. Votre fournisseur d’accès vous autorise parfois jusqu’à 15 Mo, mais ne pensez pas que c’est universel, vous pouvez recevoir 15 Mo mais votre correspondant est peut être limité à 5 ou 10 Mo par mail. Souvent, on veut envoyer quelques photos et on arrive vite à ces volumes. Le problème est que votre mail partira sans soucis mais votre correspondant ne recevra rien et il n’y aura AUCUN message d’erreur.

Aucune assurance de lecture

Même avec un accusé de lecture ou de réception, vous n’aurez en effet aucune assurance que votre mail soit bien lu par votre correspondant :

• Si le mail parvient à la bonne adresse : vous ne saurez jamais si c’est votre destinataire, un membre de sa famille ou un collègue qui a ouvert le mail.
• Il en est de même pour la lecture.
• Votre mail peut partir directement dans la boite « indésirable » de votre correspondant et ne jamais être lu

Ceci dit, c’est en gros le même souci d’un courrier par lettre postale : il peut être perdu, ouvert par n’importe qui et même le recommandé avec accusé de réception, qui authentifie la réception, ne peut pas confirmer la lecture du document reçu.

Des infos parfois !

Par contre, vous recevrez un avis de non-délivrance du mail :

• Parfois lorsque votre courrier est considéré comme spam et non délivré. Tout dépend du bon vouloir de l’organisme ou du programme de contrôle de spam
• lorsque l’adresse d’envoi est erronée, c’est à dire qu’elle ne correspond pas à une boite mail existante. Le message d’erreur arrive vite. Bien entendu, si vous faites une erreur et que l’adresse est celle d’un autre correspondant, c’est une autre histoire !
• parfois lorsque la boite mail du destinataire est pleine (tout dépends des hébergeurs) – vous recevez un rapport de non remise.

Que faire alors ?

On passe un coup de fil pour dire que l’on a envoyé un mail, et on attend que le destinataire appelle pour en confirmer la bonne réception. Bien entendu, c’est une boutade ! Toutefois, vous pouvez glisser dans votre message une demande de confirmation rapide par mail de retour. A vous aussi de penser à renvoyer un mail à l’expéditeur lui confirmant que son mail sera rapidement traité. Comme souvent, le bon sens vient au secours de l’informatique, on ne fait que reproduire, avec l’informatique, ce que l’on faisait avant l’ordinateur. Disons que ça va beaucoup plus vite. Tant mieux ou hélas ? C’est une autre débat.